Adendo de Tratamento de Dados

1. Papéis e escopo

O cliente é o controlador e a Stalwart a operadora dos dados pessoais contidos no conteúdo do cliente (Anexo I). A Stalwart é controladora independente dos dados de conta de que precisa para operar o serviço: nomes e endereços das pessoas que entram, registros de cobrança e logs de segurança, conforme descrito em seu aviso de privacidade.

2. Instruções

A Stalwart trata dados pessoais do cliente apenas conforme as instruções documentadas do cliente, que são os Termos, este adendo e o uso e a configuração do serviço pelo cliente, salvo quando a lei exigir de outra forma; nesse caso, a Stalwart avisará o cliente antes, a menos que a lei o proíba. A Stalwart avisará o cliente prontamente se, em sua opinião, uma instrução violar a lei de proteção de dados.

A Stalwart não vende dados pessoais do cliente, não os usa para treinar modelos e não os usa para finalidades próprias.

3. Confidencialidade e segurança

Todos na Stalwart que podem acessar dados pessoais do cliente estão sujeitos a confidencialidade. A Stalwart adota as medidas técnicas e organizacionais do Anexo II e as mantém adequadas ao risco.

4. Suboperadores

O cliente autoriza a Stalwart a usar os suboperadores listados no Anexo III. A Stalwart impõe a cada um obrigações de proteção de dados não menos protetivas que este adendo e continua responsável pelo desempenho deles.

A Stalwart avisará os proprietários por email com pelo menos trinta dias de antecedência antes de adicionar ou substituir um suboperador. O cliente pode se opor por motivos razoáveis de proteção de dados nesse prazo; se as partes não resolverem a objeção, o cliente pode encerrar sua conta e receber o reembolso dos valores pagos antecipadamente pelo período posterior à mudança.

5. Assistência

Considerando a natureza do tratamento, a Stalwart ajudará o cliente a responder às solicitações de titulares e a cumprir suas obrigações de segurança, notificação de incidentes, relatórios de impacto e consulta prévia. A Stalwart encaminhará ao cliente qualquer solicitação que receba diretamente de um titular, sem respondê-la, salvo autorização do cliente.

6. Incidentes com dados pessoais

A Stalwart notificará o cliente sem demora injustificada e, em qualquer caso, em até 48 horas após tomar conhecimento de um incidente com dados pessoais do cliente. O aviso descreverá o incidente, os dados e as pessoas afetados, as consequências prováveis e as medidas tomadas ou propostas, com mais informações à medida que estiverem disponíveis.

7. Exclusão e devolução

O cliente pode exportar e excluir seu conteúdo pelo serviço a qualquer momento. Quando uma conta é encerrada, a Stalwart exclui os dados pessoais do cliente dentro do prazo de retenção indicado na documentação, e dos backups à medida que expiram, salvo quando a lei exigir sua guarda.

8. Auditorias

A Stalwart disponibilizará as informações razoavelmente necessárias para demonstrar o cumprimento deste adendo. Uma vez por ano, ou após um incidente com dados pessoais, o cliente pode auditar esse cumprimento, diretamente ou por auditor independente sujeito a confidencialidade, com aviso por escrito de pelo menos trinta dias, em horário comercial e sem prejudicar o serviço. O cliente arca com seus próprios custos.

9. Transferências internacionais

A Stalwart está estabelecida no Reino Unido e hospeda o serviço na União Europeia. Quando houver transferência de dados pessoais do cliente do EEE, do Reino Unido ou do Brasil para país sem decisão de adequação, as partes acordam que ela se rege, conforme aplicável: pelas Cláusulas Contratuais-Padrão da UE (Decisão de Execução (UE) 2021/914 da Comissão, Módulo Dois quando o cliente é controlador e Módulo Três quando é operador); pelo Adendo de Transferência Internacional de Dados do Reino Unido a essas cláusulas, emitido pelo Information Commissioner; e pelas cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD. Elas são incorporadas por referência com os detalhes dos Anexos e prevalecem em caso de conflito com este adendo.

10. Vigência e responsabilidade

Este adendo vigora enquanto a Stalwart tratar dados pessoais do cliente. A responsabilidade de cada parte sob ele está sujeita aos limites dos Termos, exceto quando a lei de proteção de dados não permitir limite.

Anexo I: Descrição do tratamento

Objeto e duração: fornecimento do Stalwart Agents durante a vigência do acordo.

Natureza e finalidade: verificar as regras, políticas, catálogos e grafos de agentes do cliente; manter as definições, o feedback e as solicitações de verificação que o cliente envia; tudo para fornecer o serviço ao cliente. As conversas dos agentes do cliente, as chamadas de ferramentas que fazem e os documentos a partir dos quais respondem são tratados nos próprios sistemas do cliente, pelo software que ele executa ali, e não são tratados pela Stalwart.

Categorias de titulares: usuários finais e equipe do cliente, apenas na medida em que o feedback do cliente os inclua, ou seus outros envios os incluam apesar dos Termos.

Categorias de dados pessoais: o serviço foi projetado para não receber dados pessoais no conteúdo do cliente. Os Termos proíbem enviá-los ao serviço em qualquer coisa que chegue aos servidores da Stalwart e tornam o cliente o único responsável pelos que chegarem; os pacotes de cliente e o console recusam tipos comuns antes do envio, como um auxílio e não uma garantia. Um registro de feedback contém as palavras do turno que um usuário avaliou, verificadas dessa forma. O serviço não foi projetado para dados sensíveis; o cliente não deve enviá-los.

Frequência: contínua, conforme o cliente usa o serviço. Retenção: conforme o cliente configura e conforme a documentação, e até o encerramento da conta.

Anexo II: Medidas técnicas e organizacionais

Criptografia em trânsito com TLS em todas as conexões; backups criptografados antes de sair do servidor, com a chave mantida fora dele.

Acesso à produção restrito a engenheiros nomeados, com chaves e autenticação de dois fatores; chaves de API armazenadas apenas como hashes com sal; sessões vinculadas a tokens aleatórios armazenados apenas como hashes.

Isolamento entre clientes aplicado em todas as consultas; contas de serviço com privilégio mínimo; exposição de rede limitada ao proxy de borda.

Logs com segredos removidos; atualizações de dependências e imagens por um pipeline revisado; backups contínuos com restaurações testadas.

Minimização de dados desde a concepção: conversas, chamadas de ferramentas e os documentos a partir dos quais os agentes respondem permanecem nos sistemas do cliente, onde o runtime local roda e informa apenas contagens; o texto enviado ao serviço é verificado quanto a tipos comuns de dados pessoais antes de sair do cliente; prompts para geração de políticas trafegam por armazenamento efêmero e não são mantidos.

Anexo III: Suboperadores

Scaleway SAS (França): hospedagem da API, do console e de seus bancos de dados, em Paris.

Backblaze, Inc. (Estados Unidos): backups externos criptografados, armazenados em sua região EU Central (Amsterdã).

Zoho Corporation (Estados Unidos), por meio do ZeptoMail: envio dos emails do serviço, que contêm o endereço do destinatário.

Stripe Payments UK, Ltd. e suas afiliadas: cobrança e pagamentos dos planos pagos.